O e-mail ainda é uma ferramenta poderosa de comunicação, seja para fins pessoais ou profissionais. No entanto, é preciso ter alguns cuidados para garantir que suas mensagens cheguem ao destino e não causem problemas. Neste post, vamos abordar algumas boas práticas no envio de e-mails, com foco em cinco pontos cruciais: o número de destinatários, o limite de envio do seu servidor, o uso adequado de contas de e-mail para marketing, a configuração correta do seu domínio e a atualização das senhas nos programas de email.
1. Não envie para muitos destinatários ao mesmo tempo
Enviar um único e-mail para centenas de destinatários pode parecer prático, mas essa prática pode prejudicar a entrega da sua mensagem. Os servidores de e-mail, tanto os seus quanto os dos destinatários, podem interpretar um grande volume de mensagens como spam, bloqueando o envio ou direcionando seus e-mails para a caixa de spam.
Recomendação: Se você precisa enviar um e-mail para um grande número de pessoas, considere utilizar ferramentas de e-mail marketing ou dividir a lista de destinatários em grupos menores, enviando e-mails em lotes.
2. Cuidado com o limite de envio do seu servidor
A maioria dos servidores de e-mail impõe um limite diário de envio, geralmente em torno de 200 e-mails. Ultrapassar esse limite pode resultar no bloqueio da sua conta ou na suspensão temporária do serviço.
Recomendação: Verifique o limite de envio do seu servidor e planeje seus envios de acordo. Se precisar enviar um grande volume de e-mails, considere utilizar um serviço de e-mail marketing com um limite maior ou contratar um plano de e-mail profissional.
3. E-mail marketing precisa de contas específicas
Utilizar sua conta de e-mail comercial para enviar campanhas de marketing pode ser arriscado. Os provedores de e-mail monitoram o comportamento das contas e podem bloquear aquelas que enviam um grande volume de mensagens promocionais.
Recomendação: Utilize plataformas de e-mail marketing projetadas para esse fim. Essas ferramentas oferecem recursos como segmentação de público, automação de e-mails e análise de resultados, além de garantir a entrega das suas mensagens.
4. Configure seu domínio corretamente com SPF e DMARC
A configuração correta do seu domínio com as entradas DNS de SPF e DMARC é essencial para garantir a autenticidade dos seus e-mails e evitar que sejam marcados como spam.
SPF (Sender Policy Framework): Define quais servidores estão autorizados a enviar e-mails em nome do seu domínio.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Permite que você defina como os servidores de e-mail dos destinatários devem lidar com mensagens que falham na autenticação SPF ou DKIM (DomainKeys Identified Mail).
Recomendação: Verifique se seu domínio está configurado corretamente com as entradas DNS de SPF e DMARC. Existem ferramentas online que podem te ajudar a verificar essas configurações.
5. Mantenha a senha do seu e-mail atualizada nos programas de e-mail
É fundamental manter a senha do seu e-mail atualizada em todos os programas de e-mail que você utiliza, como o Outlook, Thunderbird e outros. Senhas desatualizadas podem levar ao bloqueio do acesso ao seu e-mail pelo firewall do servidor, impedindo o envio e recebimento de mensagens.
Recomendação: Ao alterar a senha do seu e-mail, certifique-se de atualizá-la imediatamente em todos os programas de e-mail configurados.
Dicas extras
- Mantenha sua lista de contatos atualizada: Remova endereços de e-mail inválidos ou inativos para evitar o envio de mensagens para destinatários inexistentes.
- Personalize suas mensagens: Utilize o nome do destinatário e adapte o conteúdo do e-mail aos seus interesses para aumentar o engajamento.
- Utilize um assunto claro e conciso: O assunto do e-mail deve informar o conteúdo da mensagem e despertar o interesse do destinatário.
- Evite o uso excessivo de anexos: Anexos grandes podem dificultar a entrega do e-mail e ocupar muito espaço na caixa de entrada do destinatário.
- Utilize um remetente reconhecível: Utilize um nome ou endereço de e-mail que o destinatário reconheça para evitar que a mensagem seja marcada como spam.
Seguindo estas boas práticas, você garante que seus e-mails cheguem ao destino, evite problemas com seu servidor, melhora a comunicação com seus contatos e garante a segurança do seu domínio e da sua conta de e-mail.
